Čo je tlačová správa?
Tlačová správa (TS) je textová správa pre médiá. Účelom tlačovej správy je informovať novinárov. Je to základný nástroj v oblasti public relations. Tlačovú správu môže vydať jednotlivec, organizácia, firma alebo štátna inštitúcia.
TLAČOVÁ SPRÁVA JE URČENÁ NOVINÁROM. MALA BY ICH ZAUJAŤ NATOĽKO, ABY MALI ZÁUJEM ZVEREJNIŤ ALEBO INAK INFORMOVAŤ O OBSAHU SPRÁVY.
Ideálnym výstupom tlačovej správy je zmienka v médiách – priestor v tlači, televízii, rozhlase alebo online médiách venovaný informáciám z tlačovej správy. Mediálne výstupy po vydaní tlačovej správy môžu mať rôzne formy, od uverejnenia celej tlačovej správy alebo použitia len jej časti, cez následné komentáre až po rozhovory alebo televízne vstupy.
Písanie a distribúcia tlačovej správy má množstvo pravidiel a vyžaduje si jazykové, štylistické a žurnalistické znalosti, preto ju väčšinou pripravujú odborníci z PR agentúr, externí pracovníci alebo tlačové a marketingové oddelenia firiem a inštitúcií.
Štruktúra a formát tlačovej správy
Tlačová správa sa najčastejšie posiela v dokumente Word alebo v otvorených textových dokumentoch, aby ju novinár mohol ľahko otvoriť, kopírovať a pracovať s ňou. Dokument by mal obsahovať nadpis, domicil (dátum a miesto vydania tlačovej správy), perex (stručné zhrnutie textu) a dva až štyri odseky samotného textu správy.
Obsah tlačovej správy
Tlačové správy by mali novinárom ponúknuť cenné informácie, ako napríklad nové alebo netradičné stanoviská, názory, údaje alebo súvislosti.
Prípadová štúdia: Kofola
Príkladom zaujímavých informácií v tlačových materiáloch môže byť naša mediálna podpora spoločnosti Kofola. Pre výrobcu nápojov sme pripravili prieskum s neobvyklou témou, ktorá zaujala lifestylové a obchodné médiá. Podrobnosti o kampani nájdete v prípadovej štúdii o PR kampani pre spoločnosť Kofola.
Dôležitou súčasťou tlačovej správy sú priame prejavy zástupcu (zástupcov) subjektu. Na konci tlačovej správy by nemalo chýbať meno a kontaktné údaje autora správy a odporúča sa uviesť aj krátku charakteristiku subjektu, ktorý správu vydal. V tlačovej správe sa môže použiť vizuálny štýl vydávajúceho orgánu (hlavičkový papier), ale text by mal byť formátovaný rozvážne a čitateľne.
Časový harmonogram prípravy tlačovej správy
Harmonogram TS
Témy & ciele
Určenie hlavnej obsahovej línie správy a cieľového média.
Timing
Stanovenie dátumu rozoslania s prihliadnutím na interné (firemné) a externé okolnosti.
Hovorca
Výber osôb alebo subjektov, ktoré sa majú citovať v TS.
Text
Tvorba textu alebo jeho variácií s ohľadom na témy a cieľové skupiny.
Finalizácia
Overovanie vecnej správnosti, autorizácia citácií, interné schvaľovanie a korektúry.
Distribúcia
Distribúcia správy. TS sa môže distribuovať v niekoľkých vlnách a úrovniach exkluzivity.
Tipy na písanie tlačovej správy
- Tlačová správa by mala predstaviť novú tému, informáciu alebo iný uhol pohľadu. Medzi hlavné kritériá úspechu patrí atraktívny obsah.
- Nadpis tlačovej správy musí upútať pozornosť novinára a vystihnúť hlavnú myšlienku správy. Nadpis tlačovej správy by mal obsahovať sloveso. Nemal by obsahovať nezvyčajné znaky a zložité vety.
- Jazyk tlačovej správy by mal byť stručný, zrozumiteľný, výstižný a gramaticky správny.
- V perexe by sa malo objaviť stručné zhrnutie obsahu textu a jeho hlavných myšlienok.
- Najdôležitejšie informácie (odpovede na otázky Čo? Kto? Kedy? Kde?) by mali byť uvedené na začiatku tlačovej správy. V nadväzujúcom texte je možné tieto informácie podrobnejšie rozviesť a na konci doplniť kontext (pozadie – odpovede na otázky Prečo? Ako?).
- V správe je žiaduce používať priamu reč a citacie, ktoré autenticky dopĺňajú poskytnuté informácie.
- Správa by mala byť prispôsobená cieľovej skupine – tlačová správa pre spravodajských novinárov môže zdôrazňovať iné aspekty a informácie ako tlačová správa pre novinárov z oblasti hobby a životného štýlu.
- Optimálna dĺžka tlačovej správy je jedna až dve normostrany.
Tipy na odosielanie tlačových správ
Segmentácia médií
Novinárom by sa mali posielať len informácie, ktoré ich skutočne môžu zaujímať a majú pre nich spravodajskú hodnotu. Preto je dôležité segmentovať médiá a príjemcov správ do cieľových skupín podľa typu správ. Príjemcov správ možno rozdeliť napríklad na spravodajské, športové, regionálne, lifestylové, technické, auto-moto a iné médiá.
Press pack
Press pack je balíček pre novinárov. Môže obsahovať produkty a materiály, ktoré sprevádzajú mediálnu správu. Súčasťou tlačového balíka sú najčastejšie produkty, propagačné predmety alebo poukazy na služby.
Prípadová štúdia: dm drogéria
Balíčky pre novinárov sa používajú na individuálne oslovenie novinárov. Priťahujú pozornosť k tlačovej správe a môžu tiež pomôcť vybudovať vzťah s novinármi (media relations). O ich využití si môžete prečítať v našej prípadovej štúdii o PR kampani pre spoločnosť dm drogerie markt.
Formát & timing
K tlačovej správe je potrebné pripojiť sprievodný e-mail, ktorý osloví novinára a uvedie stručné zhrnutie priloženého dokumentu. E-mail môže byť doplnený aj grafikou a fotografiami. Vždy treba mať na pamäti, že výsledný e-mail by nemal mať veľký objem údajov, aby sa neznížila jeho doručiteľnosť a nezahltil schránku novinára.
Načasovanie tlačovej správy je tiež dôležitým aspektom jej úspechu. Tlačové správy by mali byť čo najaktuálnejšie a v ideálnom prípade by sa mali dostať k novinárom počas ich pracovného času.
Kontakt
Potrebujete pomôcť
s public relations?
Využite silu konceptu PR 360. Najskôr s vami preberieme, čo potrebujete. Následne vám odporučíme najvhodnejšie nástroje a spoločne nastavíme tú najlepšiu PR a marketingovú stratégiu.
